Orso Porta, responsable des services événementiels à Paris 2024, nous a expliqué comment cette équipe centrale planifie méticuleusement les activités d’accueil des spectateurs sur les sites de compétition.
« L'équipe du département "Event Services" est connue comme le visage des Jeux de Paris 2024", explique Orso. "Nous sommes chargés de fournir un environnement accueillant et sûr aux supporters sur les sites Olympiques et Paralympiques. »
Il poursuit : « Notre équipe centrale planifie les activités d’accueil des spectateurs sur les 32 sites de compétition de Paris 2024, ainsi que les cérémonies d’ouverture des Jeux Olympiques et Paralympiques. »
Quels sont les principaux rôles de l'équipe du department “Event Services” ?
- Accueillir les spectateurs pour leur faire passer un moment inoubliable lors d'une session de compétition.
- Orienter les spectateurs à travers le hall d'entrée d'un site. Il arrive que les spectateurs se perdent.
- Fournir aux spectateurs les informations dont ils ont besoin pour profiter pleinement de leur temps lors d'une session de compétition.
- Répondre aux besoins des spectateurs notamment en matière d'accessibilité et de mobilité.
- Soutenir les spectateurs en assurant une présence visible et en les aidant à résoudre les problèmes.
Comment Event Services utilise OnePlan pour Paris 2024
L’une des principales utilisations de OnePlan par le EVS est la « planification par points ». Cet exercice consiste à positionner le personnel et les volontaires sur les plans des sites.
Ceci est particulièrement important lorsque l’on considère les trajets des fans à l’intérieur et à l’extérieur des sites. Orso explique : « L’autre façon dont le EVS utilise OnePlan est de tracer les itinéraires que les spectateurs empruntent à l’intérieur des sites – et dans les environs immédiats – pour atteindre les places assises et les zones de visionnage. Connaître ces itinéraires permet à l’équipe de déterminer où placer les équipes de volontaires et comment diriger les flux de spectateurs ».
Il ajoute : « Nous nous mettons à la place du spectateur. Nous commençons en amont de l’entrée aux files d’attente des points de contrôle des billets et de la zone de filtrage des piétons, puis nous nous dirigeons vers les différentes places assises et zones de visionnage, en passant par les différents étages accessibles aux détenteurs de billets ».
Alentours du site, à l’extérieur du stade ou de l’arène, sont des espaces clés à planifier. Orso précise : « Nos points, notre équipe, sont placés à l’extérieur des sites – pour assurer la sécurité des flux de spectateurs, ainsi que les activités de sécurité et de billetterie – et bien sûr à l’intérieur de tous les sites, à chaque étage, là où se trouvent les détenteurs de billets ».
Une amélioration massive de la planification
Utilisé par 46 départements du Comité d’Organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 pour planifier 49 sites, OnePlan permet de gagner du temps et de réduire les risques pour la planification des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. »
Cette méthode de planification représente une amélioration considérable par rapport à ce qui se faisait auparavant », déclare Orso.
« Nous disposons désormais d’un logiciel de cartographie SIG en temps réel, avec tous les fichiers CAO et plans des sites téléchargés, ce qui nous permet de positionner et de visualiser facilement les milliers de membres du personnel et de bénévoles dont nous aurons besoin. »
Orso conclut : « Nous gagnons énormément de temps par rapport à l’ancienne méthode qui consistait à utiliser des feuilles de calcul et des captures d’écran.
