Vue d'ensemble du projet Paris 2024
Le projet était une plateforme tout-en-un qui gérait la configuration des objets ainsi que la planification des ressources. Chantal, en tant que directrice des opérations du projet Paris 2024, a joué un rôle crucial dans l’intégration des différents départements dans cette nouvelle plateforme. Elle a assuré la liaison avec toutes les parties prenantes, garantissant une adoption et une exécution sans heurts. L’accent qu’elle a mis sur la formation, le soutien et la communication a permis à chaque membre de l’équipe et à chaque partenaire d’être intégré de manière efficace.
Chantal déclare : « Travailler sur le projet Paris 2024 avec OnePlan a été une expérience passionnante. Notre équipe a été intégrée à l’équipe de Paris 2024 et nous avons travaillé ensemble comme une seule équipe pour livrer avec succès une telle plateforme pour la toute première fois. Partir d’une page blanche début 2022, voir les opérations planifiées par les fédérations sportives dans l’outil avant les Jeux, et enfin découvrir les sites réels que nous avions vus pendant 2 ans en 3D lorsque les Jeux ont commencé, a été une énorme récompense et nous nous sommes tous sentis très fiers d’un tel accomplissement. Avec le recul, je me suis rendu compte que nous avions un véritable esprit de partenariat et de collaboration avec toutes les parties prenantes ».
OnePlan a servi de plaque tournante pour la gestion de la logistique de l’un des plus grands événements internationaux. Il a facilité la collaboration, optimisé la gestion des ressources et amélioré la prise de décision à tous les niveaux de l’organisation.
L’emplacement des infrastructures telles que les barrières et les clôtures, les véhicules, les équipes et les bénévoles, et bien d’autres choses encore, peut facilement être positionné sur un plan central grâce à la cartographie SIG. Les organisateurs d’événements, les partenaires et les fournisseurs peuvent travailler ensemble en temps réel, afin de prévoir tous les scénarios et de réduire les risques sur les sites et leurs environs. Les outils améliorent également la prise en compte du handicap dans la société grâce à une meilleure visualisation et à une meilleure planification pour les spectateurs nécessitant une assistance.
Le niveau de détail et de collaboration fourni par OnePlan a permis de rationaliser les processus pour le Comité d’organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 et ses parties prenantes.
Travailler avec l'ensemble de l'équipe
L’un des principaux défis d’un projet aussi vaste que les Jeux de Paris 2024 est la coordination entre plusieurs domaines fonctionnels (DF), chacun ayant ses propres besoins spécifiques. La plateforme devait répondre à ces besoins tout en étant suffisamment adaptable pour intégrer les commentaires et les exigences changeantes des différents départements.
Karim, en tant que chef de produit, était chargé de traduire les besoins des clients en exigences de produit réalisables. Il a travaillé en étroite collaboration avec Paris 2024 et ses DF pour définir des fonctionnalités qui non seulement répondaient aux attentes, mais les dépasseraient. Il a collaboré avec les équipes techniques et de conception pour s’assurer que la plateforme était conviviale, efficace et évolutive, ce qui a permis un lancement en douceur du produit.
Max a joué un rôle tout aussi essentiel en organisant des ateliers avec les domaines fonctionnels afin de cerner leurs besoins spécifiques. Il a été chargé de configurer plus de 45 000 objets au sein de la plateforme, donnant à chaque DF les outils dont elle avait besoin pour planifier. Sa capacité à maintenir des relations fortes entre OnePlan et Paris 2024 a assuré une communication efficace et la résolution des problèmes pendant la phase de développement.
“J'ai organisé de nombreux ateliers avec différents secteurs fonctionnels et les sites eux-mêmes pour comprendre leurs besoins tout en maintenant une relation positive entre OnePlan et Paris 2024.”
Gaëlle, responsable de la formation pour les grands événements, a joué un rôle essentiel en veillant à ce que tous les utilisateurs soient parfaitement équipés pour utiliser la plateforme. Ses programmes de formation ont été adaptés aux besoins des DF de Paris 2024, en utilisant une combinaison de sessions en personne, de webinaires et d’approches hybrides. Elle a veillé à ce que l’ensemble du personnel, des sous-traitants et des parties prenantes soient pleinement formés, et elle a également dirigé les efforts d’intégration des nouveaux utilisateurs.
Enfin, Victor et Pierre, en tant que Customer Success Managers, ont assuré le bon fonctionnement de la plateforme en mettant en place des processus de support robustes. Ils ont créé de la documentation pour les utilisateurs et géré les canaux de support technique, en travaillant en étroite collaboration avec Atos et d’autres parties prenantes. Leur implication s’est étendue à la modélisation 3D des sites, qui a joué un rôle important dans la visualisation des sites de compétition en temps réel.
Surmonter les défis de la planification
L’ampleur des Jeux de Paris 2024 a posé des défis importants en termes de planification et de coordination. Chaque département avait son propre ensemble d’objectifs, d’exigences et d’obstacles opérationnels, qui devaient tous être alignés au sein d’une plateforme unique.
L’un des principaux défis consistait à s’assurer que la plateforme pouvait gérer les divers besoins des différents départements – de la technologie à la sécurité en passant par les services de bénévolat. Pour surmonter cette difficulté, Chantal et Karim ont travaillé en étroite collaboration avec les DF afin de recueillir des informations et des commentaires dès le départ, et de s’assurer que les fonctionnalités du produit étaient alignées avec les exigences opérationnelles.
En outre, l’intégration des modèles de sites en 3D a posé des problèmes logistiques. Victor et Pierre ont affronté ces problèmes en collaborant avec les équipes Sports, en veillant à ce que des informations précises soient introduites dans la plateforme. Cette collaboration a été déterminante pour assurer un flux opérationnel fluide à la fois pour la planification et l’exécution de l’événement.
La nécessité d’une collaboration interdépartementale était un autre obstacle potentiel. Max a donc organisé des ateliers et s’est engagé continuellement auprès des DF. Ses efforts ont permis de s’assurer que les besoins de chaque DF étaient pris en compte et traités, ce qui a facilité le processus de planification.
Avantages de la plateforme 2D de OnePlan
OnePlan s’est avéré être un atout inestimable pour les Jeux de Paris 2024. Ses avantages sont les suivants
- Rationalisation des opérations : OnePlan a rassemblé divers domaines fonctionnels, permettant une planification et une exécution sans faille.
- Personnalisation : Avec plus de 45 000 objets configurés, les DF ont eu accès à des outils spécifiquement adaptés à leurs besoins, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité.
- Amélioration de la communication : En intégrant toutes les parties prenantes dans une plateforme unique, la communication entre les départements et avec les partenaires externes s'est considérablement améliorée.
- Amélioration de la formation et de l'assistance : Grâce aux programmes de formation complets de Gaëlle et à l'infrastructure de soutien mise en place par Victor et Pierre, tous les utilisateurs étaient bien équipés pour utiliser la plateforme, ce qui a permis de minimiser les temps d'arrêt et les erreurs.
- Visualisation avancée : L'inclusion de la modélisation 3D des sites a facilité la planification et la visualisation de la logistique de chaque site de compétition, apportant un avantage significatif dans la prise de décision.
- Évolutivité : L'adaptabilité de la plateforme permet de l'utiliser non seulement pour Paris 2024 mais aussi pour d'autres événements majeurs tels que les Jeux de Milano Cortina 2026.
« Ce sont les gens qui ont rendu le projet si mémorable ! Quelle belle expérience de travailler avec l'équipe de Paris 2024. »
Conclusion
Les Jeux de Paris 2024 ont démontré non seulement le talent extraordinaire des meilleurs athlètes du monde, mais aussi la force d’une planification opérationnelle méticuleuse. OnePlan a joué un rôle clé à cet égard. Grâce aux efforts de collaboration de Chantal, Karim, Max, Gaëlle, Victor, Pierre et de leurs équipes élargies, la plateforme a été mise en œuvre avec succès, permettant une gestion logistique rationalisée et efficace.
“Découvrir enfin les sites réels que nous avions vus pendant 2 ans en 3D lorsque les Jeux ont commencé a été une énorme récompense et nous a rendus tous très fiers d'un tel accomplissement.”
L’introduction de OnePlan a permis au comité d’organisation de Paris 2024 de se rapprocher de son objectif d’organiser l’un des Jeux Olympiques les plus organisés et les plus innovants de l’histoire, établissant ainsi une nouvelle norme pour les événements futurs.
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